ATTIVITÀ ORGANIZZATIVE EVENTI

Fase pre-convegno:

•  (per gli eventi in presenza) sopralluogo tecnico presso la struttura ricettiva: verifica dei dispositivi audio-video di sala e valutazione delle esigenze convegnistiche; assistenza nella definizione dei servizi ristorativi;
•  procedura di accreditamento (o assistenza per l’accreditamento) dell’evento presso la Fondazione Italiana del Notariato per il riconoscimento dei crediti formativi per i notai;
•  divulgazione via mail dell’evento (locandina programma con istruzioni per l’iscrizione, logistiche e informazioni di contatto), mediante comunicazione iniziale e repliche settimanali fino a 5 giorni prima del convegno, con esclusione dei già iscritti;
•  presidio telefonico e di posta elettronica della segreteria organizzativa;
•  pubblicazione della locandina convegno, su server e/o sito Delta Servizi e rinvio su pagina web del sito del committente;
•  acquisizione iscrizioni tramite modulo elettronico su web, con dati anagrafici e - se a pagamento - fiscali dei partecipanti;
•  (se evento a pagamento) istruzioni per il pagamento della quota di iscrizione tramite bonifico o carta di credito (se disponibile conto PayPal);
•  (se evento a pagamento) ricezione via mail della ricevuta di pagamento;
•  trasmissione via mail degli inviti gratuiti a cariche istituzionali e a ospiti speciali;
•  invio ai partecipanti iscritti di un QR Code da stampare e portare con sé per l'accesso veloce in sala;
•  eventuale servizio fotocopiatura di materiale convegnistico e relazioni scritte;
•  comunicazione alla struttura ricettiva del numero dei partecipanti ai fini dei servizi ristorativi, 4 giorni prima del convegno.

Fase convegno:

•  allestimento desk di segreteria convegno all'esterno della sala;
•  accredito presenze partecipanti mediante firma o scansione QR code;
•  invio al welcome coffee;
•  consegna ticket pranzo ai partecipanti per il conteggio di verifica degli accessi alla sala ristorante;
•  definizione numero definitivo da comunicare alla struttura per i servizi ristorativi.
•  servizio hostess di sala per assistenza ai partecipanti e al tavolo dei relatori;
•  eventuale acquisizione firma di uscita a fine convegno.

Fase post convegno:

•  distribuzione via mail ai partecipanti di eventuali relazioni o slide;
•  comunicazione dei partecipanti ai distretti di appartenenza ai fini dell'attribuzione dei crediti formativi;
•  notifica ai partecipanti dell'avvenuta trasmissione della presenza al distretto di appartenenza;
•  assistenza ai partecipanti, nei mesi successivi, per richieste di verifica di presenza e avvenuta trasmissione della partecipazione, in fase di controllo dei crediti formativi.